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Sobald eure Einrichtung geöffnet ist und Musik abgespielt wird, ist diese „Hintergrundmusik“ GEMA pflichtig. Wenn Musik von Handys dirket abgespielt wird, ist dies im Rahmen eigener Accounts (Spotify o.ä.) nicht GEMA-pflichtig. Sobald das Handy aber an die Musikanlage gekoppelt wird und die Musik über die Anlage abgespielt wird, zählt diese als Hintergrundmusik und ist GEMA-pflichtig.

Im Online-Anmeldebereich der GEMA könnt ihr bei Branche "Kinder- und Jugendarbeit" auswählen. Dann wählt ihr zwischen "Veranstaltung" oder "Dauerhaft".

Unter "Dauerhaft" kann "Einrichtung Kinder- und Jugendarbeit" ausgewählt werden. Danach muss angegeben werden, ob nur Ton abgespielt wird oder auch Videos (Filmmusik ist GEMA pflichtig) und es wird ein Vetrag vorgeschlagen, dessen Bedingungen als PDF-Dokument angezeigt und heruntergeladen werden können. 

Es dreht sich hier nur um die Musikwiedergabe im „Offenen Bereich“/Café, nicht um Veranstaltungen.

Wichtig: die Größe der beschallten Fläche
In diesem Zusammenhang bitte unbedingt beachten, dass sich im KJA -Tarif die Höhe des GEMA Beitrages auch nach der beschallten Fläche richtet. Bei einer Einrichtung mit einem Offenen Bereich/Café bis 100 m² spielt es keine Rolle – ab 101 m² zahlen Sie aber gleich den doppelten Betrag! Es lohnt sich also unter Umständen noch einmal nachzumessen – Toiletten, Werkstatt, Küche, oder abgeschlossene Gruppenräume zählen in der Regel nicht zum Offenen Betrieb.  

NEU - Sammelvertrag für mehrere kleine Einrichtungen
Träger mit mehreren Einrichtungen im Landkreis oder Kreisjugendreferenten können hier die Musiknutzung (Hintergrundmusik) für ihre kleineren Einrichtungen in einem Vertrag zusammenfassen. Dieses Angebot richtet sich besonders an den ländlichen Raum. Kleine Treffräume - bis zu einer Fläche von zusammengefasst maximal 200 qm - können in einem Vertrag abgerechnet werden. Für diese Räume muss eine Rechnungsadresse und eine zuständige Peron genannt werden, die auch für zusätzliche Meldungen an die GEMA verantwortlich ist.
Das Angebot der Sammelverträge gilt auch für Filmangebote außerhalb des Jugendhauses oder Musiknutzungen bei Ferienangeboten an verschiedenen Orten in der Gemeinde.  

Den Fragebogen zur Musiknutzung finden Sie am Ende dieser Seite zum Download. Ebenso die dazu gehörende Arbeitshilfe, die Schritt für Schritt durch den Fragebogen führt und die Tarifübersicht, die Ihnen Aufschluss über die Kosten gibt.

Fragen & Antworten Hintergrundmusik

Über den Fragebogen zur Musiknutzung können auch TV Geräte und DVD Player für die Musiknutzung lizenziert werden. In diesem Fall handelt es sich um Hintergrundmusik mit Bildtonträgerwiedergabe.
Die hier in der Tariftabelle ausgewiesenen Lizenzvergütungen für Hintergrundmusik beinhalten dann sämtliche Musikwiedergaben (Tonträger, Hörfunk, Fernseher und DVD). Auch hier fallen die unter dem Punkt „Hintergrundmusik“ schon beschriebenen Kosten für die Verwertungsgesellschaften GVL, VG-Wort und eventuell VG Media an.

Diese Summe reduziert sich aber noch um 20% für den Nachlass des Gesamtvertrages der BAG OKJE / AGJF.

Nutzung privater Sender?
Bitte beachten Sie, dass die GEMA bei der Nutzung von TV und Radio davon ausgeht, dass auch Sendungen privater Rundfunk- und Fernsehanbieter angehört bzw. angeschaut werden. Deshalb wird  sehr oft der entsprechende Zuschlag für die VG Media berechnet. Wenn diese Programme bei Ihnen nicht genutzt werden, sollten Sie das entsprechend im Fragebogen vermerken oder im späteren Schritt dem Vertragsangebot der GEMA widersprechen und um eine Korrektur bitten. Die Kostenreduzierung durch den Wegfall der Gebühren für die VG Media lohnt sich (32 € / Jahr).

Urheberrechte der Filmstudios
Einrichtungen, die einen DVD-Player anmelden und auch Filmangebote in ihrem Programm haben, dürfen nicht vergessen, dass die GEMA nur die Lizenz für die Filmmusik vergibt.
Die rechtmäßige Nutzung der im Handel gekauften, in Videotheken entliehenen oder durch den legalen Download erworbenen Filme ist immer auf die Vorführung im privaten Bereich beschränkt. Für die öffentliche Nutzung/Vorführung benötigen alle Veranstalter eine gültige Berechtigung des Film-Urheber, um nicht gegen das Urheberrecht zu verstoßen (§ 52 Abs. 3 UrhG). Für diese Lizenzvergabe ist in den meisten Fällen MPLC (Motion Picture Licensing Company) zuständig. MPLC vertritt unter anderem Filmstudios und Verleiher wie 20th Century Fox, Warner Bros., Walt Disney, Universal Pictures, Sony Pictures, Dreamworks und Paramount Pictures, aber auch verschiedene nationale und internationale Produktionsunternehmen.

Hier gibt es für AGJF Mitglieder die Möglichkeit eine verbilligte Schirmlizenz zu erwerben. Diese gilt jeweils für ein Jahr und ist im Vergleich zum Erwerb von Einzellizenzen sehr kostengünstig. Alle Informationen dazu finden Sie unter:
MPLC - Rahmenvertrag zur Filmlizenzierung

Fragen & Antworten zu Fernsehen und Film

Für Veranstaltungen mit Live-Musik oder Veranstaltungen mit Tanz (die Musik kommt hier von einem Tonträger) gibt es keine pauschale Lizenzierung. Die Musiknutzungen bei Konzerten oder Discos werden jetzt einzeln, d.h. pro Veranstaltung, abgerechnet.

Welche Tarife kommen in Frage?
Grundlage für die Berechnung der Kosten sind dabei die Normaltarife der GEMA. Wie hoch der zu zahlende Betrag an die GEMA ist ergibt sich jeweils aus der Fläche des Veranstaltungsraumes und der Höhe des Eintrittsgeldes. Die genauen Beträge können Sie aus der Tabelle des jeweiligen Tarifes entnehmen (siehe unter www.gema.de).

Vergünstigungen für BAG / AGJF Mitglieder
In den Tariftabellen sind zunächst die GEMA Gebühren ohne Vergünstigung ausgewiesen. Für Mitglieder der BAG OKJE / der AGJF gibt es auf die genannten Preise folgende Nachlässe:
15 % als Nachlass im Rahmen des Sozial- und Kulturtarifes
20 %  für unsere Mitglieder als Gesamtvertragsnachlass mit der BAG OKJE e.V.

Welcher Tarife für welche Veranstaltung
Tarif M-V - Veranstaltungen mit Tanz, bei denen die Musik ausschließlich von Tonträgern kommt (Disco).
Tarif U-K - für Konzerte, Festivals, Wortkabarett, Comedy-Veranstaltungen u. ä. der Unterhaltungsmusik. Der Tarif gilt auch für Konzertveranstaltungen, bei denen ausschließlich Tonträger verwendet werden, z. B. DJ-Festivals.
Tarif U-V – für Veranstaltungen mit Unterhaltungs- und Tanzmusik mit Musikern, Festzeltveranstaltungen, Musikaufführungen bei Varieté- und Kabarettveranstaltungen oder in Kleinkunstbühnen. Diese Vergütungssätze werden bei Einzelaufführungen mit Musiker*innen angewendet – unabhängig von der Art der Veranstaltung und unabhängig davon, in welchem Zusammenhang die Musikaufführung stattfindet. Ausgenommen sind reine Konzertveranstaltungen (für diese gilt der Tarif U-K).  

Anmeldung und Abrechnung bei der GEMA
Für alle Veranstaltungen gilt uneingeschränkt die Verpflichtung zur Voranmeldung und bei Konzerten die anschließende Vorlage der Musikfolgelisten nach der Veranstaltung (s.u.). Danach erhalten Sie eine entsprechende Rechnung.

Veranstaltungen außerhalb der Einrichtung
Träger und Einrichtungen, die Veranstaltungen durchführen, können den vergünstigten Tarif jetzt auch für ihre Veranstaltungen außerhalb der Einrichtung z.B. in der Stadthalle nutzen. Die Vergünstigungen s.o. des neuen Tarifes können auch hier auf alle Stufen des Eintrittspreises gewährt werden.

Einreichung von „Musikfolge – Listen“ nach Konzerten
Das Einreichen einer Musikfolgeliste/Playlist im Anschluss an eine Veranstaltung mit Live-Musik ist eine gesetzliche Verpflichtung aus § 42 VGG (Verwertungsgesellschaftengesetz). Die GEMA benötigt die Musikfolgen für die Verteilung der Tantiemen an die Urheber.
Musikfolgen sind grundsätzlich notwendig bei:
•    Konzerten
•    Festivals
•    Veranstaltungen mit Livemusik

In der Praxis heißt das: für jedes Konzert müssen Sie sich von - am besten direkt von der Band - eine Musikfolgeliste ausfüllen lassen, die alle Titel aufführt, die gespielt wurden. Wenn mehrere Bands aufgetreten sind, reichen Sie bitte für jede Gruppe eine separate Musikfolge ein.
Die Vordrucke sowie die Möglichkeit Musikfolgelisten online auszufüllen, finden Sie unter
https://www.gema.de/musiknutzer/tarife-formulare/musikfolgen/

Fristen
Die Liste/n müssen mindestens einmal im Quartal an die GEMA geschickt werden. Wird diese Frist um 4 Wochen überschritten, droht eine Strafgebühr von 10% der zu zahlenden Vergütung.

GEMA Freie Konzerte
Wenn ein/e Künstler*in oder eine Band kein Mitglied der GEMA ist, muss für dieses Konzert auch kein Beitrag an die GEMA bezahlt werden. Aber Achtung! Auch hier müssen einige Voraussetzungen erfüllt und die GEMA entsprechend informiert werden. Details dazu in den folgenen Fragen und Antworten!

Fragen & Antworten zu Konzerten und Veranstaltungen mit Tanz

Für Träger und Einrichtungen, die überschauen können, dass sie mehr als 10 Konzerte / mehr als 10 Disco Veranstaltungen im Jahr durchführen, ist die vereinfachte Abwicklung der Meldungen und Abrechnungen über Jahrespauschalverträge möglich. Diese bieten auch einen finanziellen Vorteil, da die Pauschalverträge zusätzliche Nachlässe auf die Tarifzahlungen gewähren. Das bedeutet, dass neben den bereits genannten Nachlässen (15% und 20%) Einrichtungen mit Jahrespauschalverträgen noch zusätzliche Vergünstigungen erhalten:

10%  Nachlass bei mehr als 10 Veranstaltungen (also ab der 11. Veranstaltung)
14,5 %  Nachlass bei mehr als 30 Veranstaltungen (also ab der 31. Veranstaltung)
und das bereits ab der ersten gemeldeten Veranstaltung im Jahr.

Bitte beachten, dass Konzerte und Veranstaltungen mit Tanz (Disco) zwar gemeinsam angemeldet werden können, die Abrechnung und Einräumung der oben genannten Nachlässe erfolgt jedoch getrennt nach den entsprechenden Basistarifen der GEMA. Man braucht also für jedes Veranstaltungsformat mindestens 11 Termine!

Abschluss von Jahrespauschalverträgen
Der Mengennachlass kann mit einer vorläufigen Programmmeldung am Anfang des Jahres gewährt werden. Hier sollten aber nur so viele Veranstaltungen angemeldet werden, wie auch sicher/mindestens durchgeführt werden können. Wird nämlich die Anzahl von insgesamt mehr als 10 bzw. mehr als 30 Veranstaltungen im Jahr nicht erreicht, verfällt die entsprechende Vergünstigung rückwirkend für alle tatsächlich durchgeführten Veranstaltungen des Jahres.
Werden im anderen Fall mehr als die ursprünglich gemeldeten Veranstaltungen durchgeführt, können diese nachgemeldet werden. Sie werden dann ebenfalls mit dem Mengennachlass  zum günstigen Tarif abgerechnet.

Daten für die Jahresmeldung
Die Meldung am Jahresanfang sollte diese Mindestangaben enthalten:
-    Kunden-/Vertragsnummer bei der GEMA
-    geplantes Datum
-    geplanter Veranstaltungsort/Raum mit Größenangabe
-    geplantes Eintrittsentgelt

Von Seiten der GEMA erhalten Sie im Anschluss eine Jahresrechnung, die im Voraus zu zahlen ist.
Achtung! Die GEMA erstattet kein Geld zurück, wenn weniger als die gemeldete Zahl der Veranstaltungen durchführt wird – deshalb realistisch anmelden.
Änderungen bei den Terminen, der Saalgröße oder den Eintrittspreisen müssen der GEMA in einer Änderungsmeldung mitgeteilt werden.
Zum Jahresende wird dann eine Jahresabschlussmeldung an die GEMA geschickt, die entsprechend der Meldung am Jahresanfang aufgebaut sein sollte.

Nicht vergessen - Musikfolgelisten
Auch für die Veranstaltungen mit Live-Musik, die über einen Jahrespauschalvertrag abgerechnet werden, müssen fristgerecht Musikfolgelisten eingereicht werden. – siehe unter dem Punkt „Konzerte und Veranstaltungen mit Tanz“.
 
Konzerte mit GEMA-freien Bands im Jahrespauschalvertrag?
siehe hierzu die Fragen und Antworten zu Konzerten und Veranstaltungen mit Tanz